Первичные документы АУБИ

Перед тем как приступить к изучению настоящей главы изучите в разделе «Справочники» принципы ра­боты со справочниками

Документы в АУБИ

Структура документов

АУБИ позволяет работать с неограниченным количеством типов документов, поддерживая полный спектр документооборота предприятия. Так, например, можно работать с документами делопроизводства, бухгалтерскими, складскими, по учету персонала и т.д.

Документы в АУБИ можно разделить на первичные и расчетные:

1.      Первичный документ это документ, который отражается в учете. Для первичных документов существует форма в которой документ формируется и отчет который предназначен для вывода на печать. Форма имеет произвольный удобный для формирования документа на экране вид, а отчет имеет форму установленного для данного типа документов образца.

2.      Расчетные документы формируется в АУБИ на основании учетных данных первичных документов за указанный период, например: ведомость, кассовая книга, книга покупок и т.д. В отличие от первичного документа отчетный документ имеет только отчет. Форма у отчетного документа отсутствует, поскольку он формируется АУБИ автоматически в соответствии с заданными параметрами.

Ниже на рисунке представлена схема характеризующая наличие визуальных средств отображения для документов различного типа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Схема элементов документ

Формы документов

В АУБИ, каждый документ может иметь экранную и печатную формы. Экранная форма документа это вид документа на экране компьютера, где заполняются реквизиты. Любой документ содержит общие реквизиты обязательные для заполнения всех документов и реквизиты, характеризующие конкретный тип документов. Обязательные реквизиты расположены в верхней части экранной формы, а остальные реквизиты представлены в закладках, расположенных ниже. В закладках сгруппированы различные реквизиты документа. У каждого документа имеется закладка <Наименование документа>, в которой, по сути, и формируется документ. В других закладках содержатся данные относящиеся к: бухгалтерскому учету; файлам оригиналов документов; счету фактуре; документов отгрузок по платежам (платежей по отгрузкам) и т.п.

Реквизиты документов:

1.      Общая часть документа – обязательные реквизиты документа.

1.1.   Наименование документа – стандартное наименование первичного документа.

1.2.   Номер – номер первичного документа. Этот реквизит может содержать только числовое значение. Если в номере документа встречаются буквы и другие символы, отличные от чисел, то для их ввода предназначено поле Доп. Номер.

1.3.   Контрагент – наименование предприятия-контрагента.

1.4.   Дата – дата создания документа.

1.5.   К учету – дата принятия документа к учету.

1.6.   Сумма – сумма первичного документа в денежном выражении. Необязательное поле, характерное только для денежных первичных документов.

1.7.   Валюта – указывается валюта, в которой выражена сумма первично документа. Необязательное поле, характерное только для денежных первичных документов в иностранной валюте. Для рублевых документов проставляется валюта по умолчанию – рубль. Валюта по умолчанию указывается в настройках предприятия в качестве национальной валюты.

2.      Бухгалтерский учет - закладка, в которой указаны бухгалтерские проводки по документу. В закладке указывается шаблон типовой проводки, по которому бухгалтерские проводки выполняются автоматически. В документах движения ТМЦ (накладные, акты выполненных работ и т.п.) правила корреспонденции бухгалтерских счетов настраиваются на уровне свойств журнала, после этого проводки в первичных документах выполняются автоматически.

3.      Коды учета – всплывающее окно, в котором указаны коды аналитического учета для детализации бухгалтерского и складского учета. Коды формируются в справочнике кодов учета и «присоединяются» к документу (в закладке кодов учета свойств документа указываются коды, которые необходимы в текущем журнале документов). В разрезе указанных в документе кодов учета формируются бухгалтерские ведомости. Т.о. строится расширенный аналитический учет на предприятии.

Ниже, приведена принципиальная структура экранной формы первичного документа, в также отгрузочного и платежного первичных документов.

Принципиальная структура экранной формы первичного документа

Общая часть ПД выг­лядит одинаково для всех типов документов и со­дер­жит общую для всех документов ин­­формация: контрагент, номер документа, дата создания и принятия документа к учету, сумму и т.п.

Окно Коды учета - указаны коды учета, позволяющие де­та­лизировать аналитический учет. При фор­миро­вании ведомостей, код, указанный у документа, актуален в дебете и кредите счетов всех проводок по первичному документу.

Закладки

Наименование ПД

 Бухгалтерский учет

Счет-фактура, Книга покупок, Книга продаж

 Отгрузки и Платежи

Оригиналы ПД

Первая закладка ПД имеет название, соб­ственно, самого первич­ного документа.

Именно в этой закладке вводятся все данные необходимые для фор­ми­рования печатной фор­мы первичного до­ку­мента.

Документы, отражающи­еся в бухгалтерском учете, имеют закладку «Бухгалтерский учет», в которой представлены проводки по документу.

В указанной закладке мо­жет быть одна или несколько проводок. В пла­тежных документах, как правило, выполняется еди­нственная проводка по документу на основании типового ша­б­лона. В от­гру­зочных документах, при общей системе на­ло­гообложения присутствуют проводки начисления и зачета НДС.

Отгрузочные документы при учете НДС имеют закладку Счет-фактура, в которой содержится дан­ные по СФ прилагаемой к отгрузочному документу. Данные от­гру­­зочного ПД и СФ могут отличаться, напри­мер номер доку­мен­та или дата.

Входящие отгрузочные ПД имеют закладку «Кни­­га покупок», исходящие - «Книга продаж», в которых содержатся записи по документу для одноименных книг.

Входящие и исходящие платежные документы имеют закладку «Отгрузки», в которой указываются соответству­ющие дан­ному платежу отгрузочные документы.

Соответственно отгрузоч­ные документы име­ют закладку «Платежи», в которой указываются соответствующие от­грузке платежные документы.

Это позволяет увязывать между собой платежи и отгру­зки. Непосредственно в журнале платежных документов видны закрытые и не закрытые платежи или отгрузки.

Каждый ПД имеет зак­ладку «Оригиналы ПД», в которой можно сохранить файлы име­ющие отношение к те­кущему ПД. Например, сканированный образ ПД полученного от пос­тавщика можно со­х­ранить в базе данных в качестве оригинала, со­дер­жащего подписи и печати. При необходимости эти файлы можно «поднять».

Документы, не отражающиеся в бухгалтерском учете, не имеют закладку бухгалтерского учета, а документы, не отражающиеся в складском учете, не имеют закладку учетных записей ТМЦ. Например, документ Приказ не имеет закладок бухучета и записей ТМЦ.

 

Принципиальная структура экранной формы исходящей отгрузочной накладной Торг-12

Общая часть ПД: контрагент, номер документа, дата создания и принятия документа к учету, сумму и т.п.

Окно Коды учета - указаны коды учета, позволяющие де­та­лизировать аналитический учет

Закладки

Торг-12

Бухгалтерский учет

Счет-фактура и  Книга продаж

Платежи

Оригиналы ПД

Первая закладка Торг-12 имеет одноиме­н­ное название.

Именно в этой закладке вводятся все данные необходимые для фор­мирования печатной фо­­р­­мы документа.

Для Торг-12, в закладке «Бухгалтерский учет», представлены проводки по документу, состоящие из проводки реализации то­варов или продукции. Для  общей системы на­ло­гообло­же­ния дополнительно вы­по­л­няются проводки по начислению НДС для книги продаж.

При общей системе на­логообложения, для Торг-12 имеется закладка «Счет-фак­тура» ко­торая содержит ин­формацию характерную для СФ прилагаемой к данному документу.

Данные закладок «Торг-12» и «Счет-фактура» могут от­ли­чаться.

Зак­ладка «Книга продаж», содержит записи книги про­даж текущего документа.

Исходящие отгрузочные документы имеют закладку «Платежи» в ко­торой указываются со­ответству­ющие дан­ной от­­грузке платежные до­ку­менты.

Это позволяет увязывать между собой платежи и отгрузки. Непосредствен­но в журнале отгрузочных накладных видны оплаченные и неоплачен­ные от­гру­зки.

В закладке «Оригиналы ПД» сохраняются файлы имеющие отношение к данному документу (сканированный образ документа поставщика содержащего подписи и печати). При необходимости эти файлы можно быстро найти и просмотреть.

 

 

Принципиальная структура экранной формы исходящего платежное поручение

Общая часть ПД: контрагент, номер документа, дата создания и принятия документа к учету, сумму и т.п.

Окно Коды учета - указаны коды учета, позволяющие де­та­лизировать аналитический учет

Закладки

ПП исходящее

Бухгалтерский учет

 

Отгрузки

Оригиналы ПД

Первая закладка ПП исходящее имеет одноиме­н­ное название.

Именно в этой закладке вводятся все данные необходимые для фор­мирования печатной фо­­­р­­мы документа.

Для ПП исходящее, в закладке «Бухгалтерский учет», на основании типового шаблона выполняется единственная проводка  по документу отражающая наз­на­чение платежа платеж.

 

Исходящие платежные документы в закладке «Отгрузки» указываются со­ответству­ющие дан­ному платежу отгрузочные до­ку­менты.

Это позволяет увязывать между собой платежи и отгрузки. Непосредствен­но в журнале платежных поручений видны отгруженные и неотгруженные платежи.

В закладке «Оригиналы ПД» сохраняются файлы, имеющие отношение к текущему документу (ска­­нированный образ счета поставщика содержащего подписи и печати и т.п.). При необходимости эти файлы можно быстро найти и просмотреть.

Ниже приведена экранная форма и отчет платежного поручения.

Экранная форма позволяет вводить и редактировать данные в электронном виде.

Документ формируется путем ввода данных с клавиатуры и из справочников.

После того как реквизиты документа заполнены, формируется отчет для вывода на печать.

Отчет документа формируется в Microsoft Excel и служат для формирования печатной формы установленного образца.

Отчет можно просматривать на экране (предварительный просмотр), выполнять редактирование, сохранить в файл формата: XLS, XML, TXT…, вывести на печать.

Экранная форма платежного поручения исходящего

Отчет документа платежного поручения исходящего

Экранная форма исходящей накладной Торг-12

Отчет документа исходящей накладной Торг-12

Подробнее о формах и отчетах первичных документов см. в разделах посвященных соответствующим типам документов.